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freee(フリー)使い方 「領収書入力」

こんにちは!齋藤です!

先日、クラウド会計ソフト、freee(フリー)について

ご紹介しました!(以前のfreee紹介ブログはこちら

 

クラウド会計ソフトを使うと、ネットバンクやクレジットカード等を

連携して自動で取り込むことができ、「自動登録ルール」を設定する

ことで、取り込んだ取引を自動で仕訳に登録できるという、

クラウド会計ソフトの魅力をお伝えさせて頂きました。

 

では領収書などの現金経費の入力はどうすればいいのか。

安心してください。クラウド会計ソフトはこの点も、効率よく

出来るように設計されております!

今回もfreeeのソフトをサンプルとしてご紹介します!

 

領収書の入力方法は3つ

freeeの領収書入力方法は次の3つがあります。

①freeeの画面上で直接入力

 

②エクセルに入力後、freeeに取り込む(インポート)

 

③領収書のデータを取り込んで、登録

 

①から③の3つがあるわけですが、

メリット・デメリットがあり、向き・不向きがあります。

大事なのは、自社にあった領収書の入力方法を選ぶことです。

 

どの方法が向いているのか

では、自社にあっているかどうか順番に項目をチェックしてみましょう。

・freeeの画面上の操作が苦でない。
・経費の勘定科目を理解している。
・freee上で処理を完結させたい。

 ➡こちらに当てはまる方は、①「freeeの画面上で直接入力」が向いています。

・Excelに入力することに慣れている。
・キーボードの入力が早い。
・支店等があり、複数の現金管理をする必要がある。
・freeeの自動登録ルールの設定が得意

 ➡こちらに当てはまる方は、

 ②「エクセルに入力後、freeeに取り込む(インポート)」が向いています。

 

・パソコンを使うのが苦手
・領収書の経理処理を早めにに行いたい。
・領収書の枚数がひと月10枚以内。
(*スキャナーがある場合は、枚数制限なし)
・スキャナーを持っている
・自動登録ルールの設定が得意
・freeeの自動登録ルールの設定が得意

 ➡こちらに当てはまる方は、③「領収書のデータを取り込んで、登録」

 が向いています。

 

具体的な入力方法

領収書の入力にあたり、共通の注意点として、

クレジットカード利用の領収書を入力しないようにしましょう。

クレジットカードの連携を行っている場合には、そちらで連携した

取引で登録を行うため、領収書の入力をすると二重計上になってしまいます。

 

では、それぞれの具体的な入力方法を確認していきます。

 

①freeeの画面上で直接入力

freeeの画面上で、[取引]→[連続取引登録]をクリックします。

種類は「現金・預金」を選択し、口座を選択します。

このとき、「現金」もしくは個人事業の場合は「プライベート資金」を選択します。

あとは、領収書を確認しながら、発生日、勘定科目、備考、支出金額を入力していきます。

例)4/1 タクシー代 1,430円

 

 

②エクセルに入力後、freeeに取り込む(インポート)

流れとしては、エクセルの入力完了後、CSVデータに変換、

freee上で[取引]→[取引の一覧・登録]にて、右上の[その他の機能]ボタンから「取引データのインポート」をクリックします。

 

入力するエクセルは一般的な出納帳形式になります。
左からA列-D列の1行目に入る項目は次の内容です。
A 取引日
B 支出金額
C 収入金額
D 取引内容(摘要)

freeeのサンプルはこちらの下の方へスクロールした先にあります。

エクセル入力の際はは日付順でなくても大丈夫です。
あと入力件数が多い場合には、月ごとにシートを分けるほうが分かりやすいです。

 

③領収書のデータを取り込んで、登録

スマートフォンのカメラやスキャナーを使って、領収書をデータ化、

freeeのソフトに取り込んだ後、取引登録を行います。

操作手順については、長くなるためこちらのfreeeのページを参考ください。

【iOS】領収書から取引を登録する(ファイルボックス)

【iOS】取引を登録する

データ読み込みの精度もかなりよくなっていますが、

必ず読み込んだ数字の確認はしましょう。

 

おすすめは

領収書の入力方法について、3つお伝えしましが、

個人的なおすすめは、

②「エクセルに入力後、freeeに取り込む(インポート)」です。

エクセルで現金管理できるので、freee上でなくても把握できること。

そして、エクセルの取込みが出来れば、freee上での処理が少なく、

自動登録ルールの設定がきちんとできていれば、スピードは他の方法より

早いかと思います。

freeeをはじめクラウド会計を導入したのに、余計に手間がかかってしまった、

なんてことにならないように自社にあったやり方で設計・導入を進めましょう。

 

<今日のおやつ>

タルト。特に「白あんとすももカスタード」のタルトが

美味しかったです。

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