経営 経理

モバイルスイカで交通費精算の経理効率化

みなさん、経理で貴重な時間を割いていませんか。

ほとんどの会社の経費ででてくる『交通費』について。

今回わたくしの事例を紹介させて頂きますのでよければご参考ください。

交通費精算の方法

今回考えるのは、交通費の中でも、特に電車代(バス代)等にかかる交通費の精算です。

ちょっとした移動で件数も多く、金額は少額であって、そして、領収書等の書類として残らない。

そんなやっかいな交通費です。

 

一般的に、交通費の精算はどうされていますか。

私のご支援させて頂いております顧問先様をはじめ、多くはアナログなイメージが強いです。

流れとしては、このような感じでしょうか。

①社員(社長含む)が電車を利用。利用時は立て替えて支払い。

②1か月等の期間ごとに精算書を記入(orエクセル等で記録)

する。

③精算書を基に社員の立替分を支払い。

 

こうなると、社員が精算書(日付、金額、移動区間、目的を記入)を書く手間で

あったり、立替分を精算する経理の事務処理とすごく手間がかかることが

考えられます。

何かいい方法がないか。

ここで登場するのが『モバイルスイカ』です。

 

モバイルスイカの活用

『Suica(スイカ)』

このスイカ、私を含め関西人には馴染みがないですよね。(笑)

関西人はやっぱり『ICOCA(イコカ)』です。

JR西日本で発行しているのが、関西の『ICOCA(イコカ)』、

そして、JR東日本で発行しているのが、『Suica(スイカ)』です。

 

なぜ、わざわざ関西に馴染みのない『Suica(スイカ)』をご紹介するかというと、

それは経理の大事なポイントがあるからです。

それは、私的(プライベート)な支払いとの区別です。

当たり前なことなのですが、個人事業主も中小企業も個人の私用のためのものは

経費にはなりません。

それはわかってはいるものの、現実は会社の経費とプライベートな支出の整理・管理がうまく出来ておらず、

そのせいで経理に時間がかかるケースが多く見受けられます。

ですので、会社の経費とプライベートをきっちりとわかりやすく

区別する仕組みを作ることが大切です。

 

話を戻しますと、(関西人の目線で話しますと、)つまり、普段使っている

『ICOCA(いこか)』はプライベートで、『Suica(スイカ)』は経費のために使用します。

このカードの使い分けにより、経費とプライベートが簡単に管理できます。

ちなみに、『Suica(スイカ)』は、関西圏のICOCAやPiTaPaで使用できるエリアは

同じように使えるのでご安心を。

 

従業員は『Suica(スイカ)』を使うときには、必ず会社の移動として使用。

スイカはPCのインターネットから利用履歴確認が取れるので、利用ごとの

記録は不要です。

そして、利用頻度に合わせて、会社用(事業用)のクレジットカードでスイカにチャージをすればOKです。

会計処理としては、チャージをした金額を『交通費』として処理すればOKです。

その際には、必ず『Suica(スイカ)』の利用履歴(PDF)を記録として保管してください。

(モバイルスイカのページはこちらからログインして確認できます)

 

注意点としては、決算時に各社員のスイカの利用残高が残っているため、

その処理が必要です。

仕訳としては、

『預け金』 / 『旅費交通費』 といった仕訳が考えられます。

 

ITによる効率化を考える

モバイルスイカの交通費精算いかがでしょうか。

今までの事務処理でかかっていた負担が軽減され、

社員に本来必要な時間を確保することが可能です。

 

そしてこのモバイルスイカは、ApplePayを利用することで、

スマートフォンやアップルウォッチなどのデバイスで

サクッと改札を通れます。

いちいちカードを財布などから出さなくていいわけです。

便利な世の中ですね。

 

 

今回ご紹介させていただいた交通費精算の一連の流れを

よりシステム的に管理するためのNTTコミュニケーションズのICTサービス(有料)もあります。

Smart Goのページはこちら(NTTコミュニケーションズ)

 

正直、料金が発生することからも、ある程度の規模でないとメリットは大きく

ないかもしれませんが、交通費以外の精算の発生やより簡単なシステム管理、

社員数が多くなって管理が煩雑な場合などご検討頂くのもよいかと思います。

 

最後におまけですが、会計処理はもちろんクラウド会計を導入いただいて、

今回の交通費の処理も含めて事務の効率化をされることをおすすめいたします。

 

 

 

 

 

 

 

 

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